Antes de una Expo

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Primer paso: determinar los objetivos

El siguiente listado sugiere algunos objetivos que pueden ayudarlo en la definición de sus propias metas, ya que de ellas dependerá el resto de la planificación.

1. Captar nuevos clientes.
2. Afianzar la relación con sus clientes habituales.
3. Iniciar o concretar negocios y procesos de venta.
4. Ampliar su participación en el mercado.
5. Posicionar su marca.
6. Promocionar nuevos productos y servicios.
7. Analizar su posicionamiento en el mercado en relación con la competencia.
8. Potenciar sus contactos y mejorar las relaciones institucionales.

Segundo paso: armar el stand

1. Es conveniente que su stand sea de fácil acceso y permita la libre circulación de los visitantes.
2. Considere las distintas posibilidades de acuerdo a sus necesidades y aspiraciones: diseño propio o un stand modelo básico.
3. Prepare con tiempo la modalidad de equipamiento del stand: transporte, manipulación y almacenaje de la mercadería que va a exponer.
Tercer paso: formar el equipo de trabajo.
1. Para la atención al público es conveniente seleccionar vendedores que conozcan los productos y servicios que ofrece su empresa, como así también el propósito de su participación.
2. Distribuya las tareas que hará cada persona y comuníquelas con claridad.
3. Si contrata a alguien sólo para esta ocasión asegúrese de prepararlo adecuadamente.

Cuarto paso: diseñar un plan de comunicación y promoción

Algunas posibilidades:
1. Publicaciones de notas en sitios web y en soportes gráficos especializados.
2. Publicidad gráfica (Catálogo Expositor, periódicos y revistas).
3. Incluya en la firma de e-mail de los empleados de la empresa el logo del evento invitando a sus clientes a visitarlo en su stand. Eso puede ayudar a generar un marketing viral. Incluya el banner promocional en sitios web o en su e-mail marketing.
4. Producción de material impreso para distribuir en el stand (folletos, catálogos propios, etc.)
5. Actividades promocionales complementarias a su participación: conferencias, charlas, degustaciones, etc.

Quinto paso: potenciar las relaciones comerciales

La comunicación previa con sus clientes, actuales y potenciales, puede determinar el éxito o no de su presentación. Organice su Agenda de citas a través de:

1. invitaciones personales
2. llamados telefónicos o telemarketing
3. mailings masivos
4. envíos por correspondencia directa
Una herramienta útil para el desarrollo de nuevos contactos es la creación de base de datos de los visitantes al stand. Esta información será muy importante una vez finalizada la feria.

• DURANTE LA FERIA
PUNTUALIDAD para abrir y cerrar el stand. Es conveniente que usted y su equipo de trabajo ingresen al predio con suficiente tiempo para revisar las instalaciones.
ORGANIZACIÓN del stand. Antes de abrir el stand, reúna a su equipo de trabajo y repase la distribución de tareas y el cronograma de actividades a realizar durante cada jornada.
RESPETO por el tiempo de sus clientes. Cumpla la Agenda de citas que organizó y aproveche cada minuto para difundir las características de su empresa, de sus productos y/o servicios.
CALIDAD de sus productos y servicios. Compruebe el estado y funcionamiento de su mercadería antes de la apertura al público.
PREVISIÓN de futuras ventas. Recuerde pedir a las personas que visiten su stand los datos necesarios para volver a comunicarse con ellos una vez finalizada la Feria.

• DESPUÉS DE LA FERIA
Le recomendamos una serie de actividades a realizar una vez finalizada la Feria para aprovechar al máximo su inversión:
1. Reúna a su equipo de trabajo y haga un balance.
2. Lea y sistematice los datos obtenidos de los visitantes al stand para visualizar un primer panorama de los resultados conseguidos.
3. Inicie la comunicación con sus nuevos contactos lo antes posible aprovechando la proximidad del evento. Continúe la campaña comunicacional que había iniciado, difundiendo los resultados de su participación en la feria.

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